COMMENT ET POURQUOI CONTESTER LA FACTURE D’UN FOURNISSEUR

 

Vous venez de recevoir une facture de la part d’un fournisseur. Or, vous vous apercevez que des prestations supplémentaires vous ont été facturées ou que le montant total est erroné. Face à cette surfacturation, vous souhaitez émettre une réclamation avant tout règlement.

 

J’ai constaté chez mes clients deux attitudes face à cette situation :

Déposer la facture sur le tas de papiers à traiter

Le réflexe, qui consiste à déposer la facture dans un coin du bureau en voulant s’en occuper plus tard, n’est pas le bon.

Pourquoi ?

En ne contactant pas le fournisseur pour signaler l’erreur du montant ou les prestations supplémentaires indues, vous donnez en quelque sort votre accord. Cet accord de la facture reçue peut avoir de fâcheuses conséquences pour vous. Pour éviter les futurs désagréments, lisez les conditions générales de ventes au dos de la facture et vérifiez s’il apparaît une procédure de contestation des factures.

Si oui, respectez-la.

Vous l’aurez compris : réagissez !

Appeler le fournisseur pour râler

Le second réflexe peut être d’appeler le fournisseur pour râler. Là encore, je dirai que ce n’est pas la meilleure solution.

Pourquoi ?

Vous ne voulez pas vous brouiller avec un fournisseur qui vous a peut-être autorisé des délais de paiement plus longs par le passé, vous savez que l’erreur est humaine et qu’en l’absence d’explication, cela semble prématuré d’accuser votre fournisseur de malhonnêteté.

Du coup, respirez profondément et appelez-le. Dans la majorité des cas, cela se termine par un avoir.

Si vous préférez un écrit, contactez-le par mail.
J’ai tendance à conseiller d’appeler et d’envoyer par la suite un mail reprenant les détails de la communication téléphonique en guise de confirmation. Cela vous assure aussi de recevoir plus rapidement l’avoir, le fournisseur n’ayant pas l’excuse d’une erreur d’écriture de votre adresse mail.

Maintenant, il est possible que vous ayez appelé votre fournisseur et que ce dernier ne veuille rien entendre. Calmez-vous et rédigez un courrier de contestation. Reprenez les points litigieux et donnez des preuves de votre bonne foi. Vous êtes dans votre droit, ne vous laissez pas abuser.

Par exemple : sur la facture figure une ligne « 100 vis » or vous n’avez jamais commandé ces pièces. La meilleure réponse à apporter et de le signaler et demander au fournisseur de contrôler ses stocks avec le service logistique.

Vous pouvez aussi apporter comme preuve la commande saisie directement sur le site ou éventuellement le devis signé.

Vous envoyez le courrier en lettre recommandée accompagné des pièces justificatives et la facture que vous contestez.

 

Pour résumer sur la bonne manière de contester une facture

Sachez que si vous souhaitez contester une facture, que ce soit avec un fournisseur (produits facturés en sus mais jamais commandés) ou un prestataire (prestation facturée mais non validée au préalable par un devis complémentaire), le devis signé sera toujours la preuve irréfutable de votre bonne foi. Faites des devis et assurez-vous qu’ils soient signés par les deux parties.

En cas de non-accord à l’amiable et ce malgré les preuves apportées au fournisseur, vous devez faire appel à un avocat spécialisé en droit des affaires. Pour une procédure judiciaire réussie, votre lettre de contestation devra avoir été rédigée avec la plus grande attention.