Secrétaire indépendante

Que vous soyez patron de TPE, dirigeant de PME, à la tête d’une startup ou que vous exerciez une profession libérale (coach, hypnothérapeute, avocat, agent immobilier, blogueuse…), vous avez tous en commun la gestion de tâches administratives.
Vous ne souhaitez ou ne pouvez embaucher une secrétaire, vous faites face à un accroissement de votre activité, vous devez faire face à l’absence prolongée de votre salarié, Babotte Online est fait pour vous.

Vous bénéficierez d’une assistante qualifiée et polyvalente travaillant sur site ou à distance, dans le respect des délais fixés ensemble, à un tarif abordable, en toute confidentialité.

Je suis située à Strasbourg, je prends en charge le secrétariat courant, la saisie informatique et les ressources humaines.

Secrétariat courant

secrétariat et courrier à rédiger

Rédaction administrative

Quel que soit votre statut, vous devez rédiger divers documents : courriers administratifs,rapports, comptes-rendus, convocations…  Votre secrétaire indépendante saura s’adapter parfaitement à vos attentes et vous garantira un travail de qualité que ce soit la rédaction complète selon vos instructions ou seulement la mise en forme de vos écrits.

Voyage d’affaires

Les voyages d’affaires font partie intégrante de la vie d’un chef d’entreprise (salons professionnels, prospection client, signature de contrats…). L’organisation de ces déplacements prend du temps sur la préparation de vos dossiers, la réalisation de vos commandes. Votre secrétaire indépendante Babotte Online vous propose de gérer la réservation de vos billets (train, avion), la location de votre véhicule mais aussi votre chambre d’hôtel. Si vous souhaitez organiser un séminaire, je peux établir différents devis et vous les soumettre avant réservation. Vous vous concentrez sur l’essentiel pendant que je m’assure de votre bien-être !

Présentation PowerPoint

Face à un client potentiel, lors d’une réunion, il peut s’avérer judicieux de recourir à une présentation PowerPoint à condition de respecter certains critères. Son rôle est de diffuser des informations facilement assimilées. Mais pour capter l’attention de son/ses interlocuteur(s), il convient d’harmoniser le diaporama, d’intégrer des videos, de la musique pour dynamiser l’ensemble.

Archivage numérique

Classer ses documents dans des boîtes d’archive est primordial mais les scanner permet de garantir la pérennité des données et leur authenticité. Les entreprises reçoivent, éditent de nombreux documents. Certains doivent être accessibles pour une consultation fréquente, d’autres seulement conservés. L’archivage numérique évite la perte de ces documents en cas d’incendie, d’inondation, de vol, de déménagement… Les données à forte valeur juridique / stratégique doivent être archivées numériquement afin de garantir la preuve de l’activité. La communication interne et externe par email s’est généralisée au profit du courrier postal ou du fax : un archivage numérique permet une communication plus rapide partout dans le monde à moindre coût.

Gestion commerciale

notes de frais de dirigeants

Note de frais

Un chef d’entreprise dépense beaucoup lors de ses déplacements : indemnités kilométriques, billets d’avion, de train, location de voiture, tickets de stationnement, chambre d’hôtel, restaurants…. Ces dépenses sont néanmoins incontournables pour développer son fichier client, signer de nouveaux contrats, assurer la compétitivité de son entreprise. La gestion de ces notes se doit d’être rigoureuse afin d’éviter tout problème en cas de contrôle URSSAF ou de l’administration fiscale. Les différentes factures doivent respecter certaines obligations. Par exemple, lors de l’invitation d’un client au restaurant, le nom de celui-ci doit figurer sur la facture. Pour un meilleur traitement par votre comptable, il est conseillé de coller les facturettes sur une feuille A4 par mois. Pour éviter tout litige, il est souhaitable de les archiver numériquement.

Fichier client

En tant que chef d’entreprise, vous vous devez de mettre à jour votre fichier client régulièrement. Il est indispensable que celui-ci soit à jour : le nom du contact pour éviter un mail non délivré si ce dernier a quitté l’entreprise de votre client, les informations telles que le téléphone, l’adresse postale…

Recouvrement amiable

Un impayé peut impacter votre trésorerie et ce de manière significative. Vous pouvez rapidement faire face à de nombreuses difficultés telles qu’un découvert conséquent, l’incapacité à régler vos fournisseurs, vos prestataires… Un fournisseur impayé peut bloquer l’envoi des commandes d’achat en attente. Vous êtes ainsi dans l’impossibilité de réaliser vos propres commandes (un menuisier qui ne reçoit pas sa livraison de bois ne pourra pas réaliser ses commandes). Il suffit souvent d’une lettre de relance pour voir sa facture honorée. Certains clients ayant l’habitude d’attendre le premier rappel. En général deux lettres sont recommandées avant de passer à l’étape d’après : mise en demeure, huissier…

Relance client

La relance client permet non seulement de mettre à jour votre fichier client mais aussi de relancer vos devis en attente. Si vous ne prenez pas le temps de les relancer, vous risquez de perdre la vente au profit d’un concurrent. Un devis non relancé est un manque à gagner pour votre société. Face à la concurrence toujours plus féroce, il est indispensable de se montrer réactif et ainsi remporter la vente. Prospecter votre client, le rencontrer, rédiger un devis et ne pas le relancer est un non sens. En effet, pourquoi avoir perdu tout ce temps? Vous êtes submergés, votre secrétaire indépendante est là pour vous aider à améliorer votre trésorerie.

Gestion logistique

gestion logistique

Litiges fournisseurs

En tant que chef d’entreprise, vous pouvez avoir plusieurs fournisseurs. Parfois, il arrive que vous ayez un litige à régler. Un colis manquant? Une avarie lors du transport? Les contacter peut vous prendre du temps et de l’énergie. Babotte Online s’occupe de les appeler ou les contacter par email afin de résoudre le problème en français, anglais ou allemand.

Contrôle facture avant paiement

Vous me donnez votre facture et votre bon de livraison, je vérifie l’exactitude des données et le montant. Face aux nombreuses factures, vous pouvez les payer sans les vérifier soit en raison d’une charge de travail importante, soit ne souhaitant pas recevoir de lettre de rappel.

Demande d’avoir

Vous avez rencontré le commercial de votre fournisseur, vous avez négocié un tarif achat en fonction du volume commandé ou une remise sur le prix total. Vous recevez une facture erronée. Le commercial a peut être omis d’en informer le / la comptable de son entreprise. Débordés, vous ne pouvez pas forcément vous occuper de ce problème dans l’immédiat. Je les contacte et m’assure que le montant erroné soit crédité sous forme d’avoir à déduire de la prochaine facture.

Rédaction fiches produits

Lorsque vous vendez vos produits sur internet, il est important pour être bien référencé que la désignation de l’article ainsi que la fiche produit soient les plus précises possible. En effet, face à la concurrence, il faut s’assurer d’être proposé lorsque le client cherche un produit précis sur Google. La fiche produit doit répondre aux questions que se posent les futurs clients. Souvent trop légère dans la description, vous pouvez soit perdre le client soit devoir répondre à de nombreux chats ce qui est une réelle perte de temps. Une même question pouvant revenir plusieurs fois. Le fournisseur vous communique sa fiche produit en français, anglais ou allemand, Babotte Online définit une trame et la rédige pour vous. Vous n’avez plus qu’à vous concentrer sur votre recherche de fournisseurs, sur la détection du produit qui sera demandé d’ici quelques semaines et ce pour être le premier à le vendre !

Ressources humaines

calcul des salaires

Gestion des intérimaires et des apprentis

Vous avez besoin de recruter un salarié pour une période sans en connaître vraiment la durée. Vous décidez de faire appel à une agence interim. Lorsque votre intérimaire débute chez vous, il convient de remplir avec lui un relevé d’heures hebdomadaire à renvoyer à l’agence en respectant un délai afin de lui permettre de demander le paiement d’un acompte si besoin. Vous pouvez faxer ou envoyer par mail ce relevé signé et remettre l’original à votre intérimaire qui se chargera de leur envoyer ou leur remettre en mains propres. Dans tous les cas cette tâche administrative essentielle prend du temps. Babotte Online peut s’en charger pour vous !
En tant que chef d’entreprise, vous avez à coeur de transmettre votre savoir à la jeune génération et vous décidez d’embaucher un ou plusieurs apprentis. De nombreuses aides existent : il faut prendre le temps de remplir un ou plusieurs dossiers. Votre secrétaire indépendante peut s’en charger pour vous.

Il est nécessaire de vérifier l’assiduité de votre apprenti lors de ses journées au CFA, d’avoir un réel suivi avec l’établissement.

Déclaration d’embauche

Vous pouvez être amené à embaucher du personnel. Vous devez donc remplir une déclaration préalable à l’embauche (DPAE) et la transmettre à l’URSSAF. Tous les employeurs sont concernés et ce pour n’importe quel type de contrat : CDD, CDI, contrat saisonnier…Elle doit être envoyée au plus tôt 8 jours avant l’embauche du salarié mais impérativement avant la prise de poste. Il est important de bien remplir ce document afin d’éviter tout litige par la suite et de ne pas l’oublier. Il peut être judicieux de déléguer cette tâche à votre secrétaire indépendante et ainsi vous libérer l’esprit.

Visite médicale et arrêt de travail

Lors d’une embauche, vous devez mettre en place une visite d’information et de prévention (VIP), anciennement appelée Visite médicale d’embauche et ce depuis le 1er janvier 2017 suite au décret n°2016-1908 du 27 décembre 2016 relatif à la modernisation de la médecine du travail.Cette visite devra se dérouler durant la période d’essai, au maximum 3 mois après l’arrivée du salarié dans l’entreprise. Concernant vos collaborateurs, âgés de moins de 18 ans, la visite devra être effectuée avant leur affectation au poste et non durant la période d’essai. Si votre salarié a bénéficié durant les 5 dernières années d’une visite à la médecine du travail, et que le poste occupé est le même, présentant les mêmes risques, vous en êtes dispensés. La médecin du travail devra néanmoins être en possession de la dernière fiche d’aptitude. Si vous embauchez un travailleur handicapé, la durée est ramenée à 3 ans.Votre salarié vous ramènera une attestation de suivi (non plus une fiche d’aptitude) à conserver et à archiver numériquement. Au terme de cette visite, le professionnel de santé, l’ayant réalisée, peut orienter votre salarié vers le médecin du travail s’il le juge nécessaire. Si le poste occupé est dit “poste à risques”, un examen médical d’aptitude sera réalisé par le médecin du travail avant l’affectation au poste. Ce dernier délivre ainsi un avis d’aptitude ou d’inaptitude.

Intégration d’éléments de salaire

Votre expert-comptable ou prestataire paie vous demande de lui envoyer chaque mois les éléments de salaire afin que le service social gère les payes de vos salariés.Il est primordial de les envoyer non seulement dans les temps mais en étant le plus complet possible. Votre salarié a t’il été en arrêt-maladie, en congé? Si oui de quelle date à quelle date? Quelles sont les primes éventuelles (exceptionnelles ou liées à l’activité du salarié) ? En cas de déplacement, quel est le montant à lui verser (panier repas, prime de déplacement).

Etant blogueuse, je passe beaucoup de temps en ligne à échanger avec ma communauté. J’avais besoin d’une personne sérieuse et maîtrisant des aspects administratifs qui ne me sont pas familiés, donc très chronophages.
Isabelle est rigoureuse et a des compétences indispensables. Je suis ravie de travailler avec elle, je ne peux que la recommander.
Mélanie Jung

Blogueuse consultante, Les pies bavardes

Tarif secrétaire indépendante

Sans engagement. Tarif HT.  TVA déductible.  Sur site ou à distance.

Une question ? Je vous rappelle sous 48 heures !

Questions fréquentes sur le secrétariat indépendant

questions secrétaire indépendant Strasbourg

Qu’est ce qu’une secrétaire indépendante?

Une secrétaire indépendante est une assistante qualifiée et polyvalente que vous contactez entre autre afin d’externaliser votre administratif. Si vous ne souhaitez ou ne pouvez pas embaucher une salariée même à mi-temps, elle effectuera ce travail selon un volume d’heures défini ensemble au préalable de manière ponctuelle ou régulière, sans engagement.

Quelles sont les tâches non effectuées par une secrétaire indépendante?

Une secrétaire indépendante ne fait pas de prospection téléphonique, ne travaille pas pour les particuliers. Elle ne gère pas le standard de votre société.

Qui peut travailler avec Babotte Online?

Babotte Online s’adresse aux patrons de TPE, aux dirigeants de PME, aux créateurs de Startup mais également à tous ceux exerçant une profession libérale (coach, blogueuse, avocat, agent immobilier, naturopathe, médecins…) : à tous ceux concentrés sur le développement de leur activité qui ne souhaitent plus perdre de temps avec la paperasse !

J’ai un besoin ponctuel, pouvez-vous m’aider?

Bien sûr ! Babotte Online vous propose des forfaits à compter de 5 heures par mois sans engagement.

Que se passe t’il si j’ai besoin de plus d’heures?

Je vous propose trois forfaits de 5h, 10h et 20h. Si vous optez pour un forfait 10h mais qu’au final vous avez besoin de 15h, j’effectue les 5h supplémentaires à un tarif horaire défini.

Comment se passe la facturation?

J’établis une facture au mois. Vous réglez 30% lors de la signature du contrat et le solde au plus tard le dernier jour du mois. En cas de retard de paiement, une pénalité de 15% sera appliquée.

Est ce moins cher que d’embaucher?

En France, la durée minimale du travail est de 24h par semaine. Vous n’avez peut être pas la charge de travail suffisante pour occuper votre salarié et en bon gestionnaire, vous ne souhaitez pas le payer à ne rien faire !

Une embauche suppose de nombreux coûts supplémentaires :

•La médecine du travail

• La mutuelle (obligatoire depuis le 1er janvier 2016)

• Le coût de l’installation / maintenance de son poste de travail

• Les coûts de gestion (édition des bulletins de salaires…)

• Les coûts de recrutement (diffusion d’annonces / cabinet de recrutement…)

• Les éventuels titres restaurants

• Les remboursements d’abonnement trajet (à hauteur de 50%)…..

Avec Babotte Online, pas de mauvaise surprise : nous définissons ensemble un volume d’heures ainsi que le tarif au préalable. Je travaille online ou sur votre site avec mon matériel.

06 31 37 83 53

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