Assistante indépendante

Que vous soyez patron de TPE, dirigeant de PME, artisan, à la tête d’une startup ou que vous exerciez une profession libérale (hypnothérapeute, avocat, agent immobilier, blogueuse…), vous avez tous en commun l’envie de vous libérer du temps et de vous consacrer à votre coeur de métier. Pour vous, certaines tâches, bien qu’obligatoires, ne vous semblent pas essentielles pour assurer le développement de votre société ou pour la prise de décisions stratégiques. Et pourtant….

Vous ne souhaitez ou ne pouvez embaucher une assistante, vous faites face à un accroissement de votre activité, vous devez faire face à l’absence prolongée de votre salarié, Babotte Online est fait pour vous.

Vous bénéficierez d’une assistante qualifiée et polyvalente travaillant sur site ou à distance, dans le respect des délais fixés ensemble, à un tarif abordable, en toute confidentialité.

Gestion commerciale

trésorerie

Facturation

Tout chef d’entreprise connaît l’importance de facturer ses clients en temps et en heure afin d’assurer des rentrées d’argent et garantir ainsi la trésorerie nécessaire au paiement des fournisseurs, des organismes sociaux… Par manque de temps, vous attendez peut-être la fin du mois pour facturer et vous devez utiliser votre découvert bancaire. S’ensuivent des frais bancaires importants : ceci peut impacter votre trésorerie mais aussi votre relation avec votre banquier. Je vous aide en élaborant vos factures et en assurant le suivi jusqu’au paiement. De même, j’assure le suivi et le paiement de vos fournisseurs. Je gère les paiements avec escompte, les avoirs en cas de litiges….. Vous pouvez vous concentrer sur vos commandes, vos chantiers….. Pour les artisans du BTP, il est important d’effectuer la demande de levée des retenues de garantie en temps et en heure, je m’en charge pour vous. La trésorerie est le nerf de la guerre de toutes les entreprises, ne l’oubliez pas !

Préparation des éléments comptables

Chaque mois, il est important de préparer les éléments nécessaires à l’élaboration de la TVA de votre entreprise et ce même si vous avez opté pour une TVA trimestrielle ou semestrielle. En effet, s’astreindre à le faire, rend cette tâche chronophage moins compliquée et évite la perte de justificatifs. Face à un justificatif manquant, votre comptable le comptabilisera mais sans déduire la TVA. En cas de contrôle URSSAF, il est important de produire l’ensemble des justificatifs des dépenses générées par votre société afin de vous éviter un redressement qui pourrait avoir de fâcheuses conséquences sur votre trésorerie. Manque de temps, d’envie? Je m’en charge à votre place.

Recouvrement amiable 

Un impayé peut impacter votre trésorerie et ce de manière significative. Vous pouvez rapidement faire face à de nombreuses difficultés telles qu’un découvert conséquent, l’incapacité de régler vos fournisseurs, vos prestataires… 100% de mes clients voient leurs factures réglées suite à la procédure que je mets en place. 

 

Elaboration et tenue de tableaux de bord

Un tableau de bord (pour les factures clients en cours, les factures fournisseurs non réglées…) peut vous aider dans la gestion quotidienne de votre entreprise. 10 minutes par jour suffisent ! Il suffit de cibler les bons indicateurs, je le réalise et le tiens à jour à votre place.

Gestion du personnel

ressources humaines

Aide au recrutement 

Vous pouvez être amené à embaucher du personnel ou vouloir remplacer un salarié peu efficace. Lancer un recrutement prend du temps : rédiger et poster l’annonce, trier les CV, organiser les entretiens… Je vous aide à trier les CV mais aussi à trouver le candidat idéal. Fini le turnover qui coûte cher, fini le temps passé à reformer un nouveau salarié…. Après avoir défini les caractéristiques du poste proposé, je poste l’annonce sur différents sites et gère la partie pré recrutement.

Saisie des éléments variables de paie

Chaque mois, il est important de saisir vos éléments variables tout en respectant le délai de traitement nécessaire au gestionnaire de paie. Il faut donc communiquer les absences, les primes…. Pour cela, soit je les saisis dans le tableau excel fourni par votre cabinet, soit directement dans un logiciel dédié (SILAE, SAGE service paie…). Mécontent du service paie qui gère vos salaires? Je peux vous proposer une solution grâce à un partenariat avec une société d’externalisation de la paie.

Gestion des dossiers OPCO

Tout au long de votre vie professionnelle, vous pouvez être amené à vous former mais aussi vos salariés. Certains secteurs d’activité comme l’immobilier imposent chaque année plusieurs formations. Ces formations coûtent chères mais très souvent peuvent être prises en charge en partie ou en totalité. Pour cela, il faut remplir un dossier de prise en charge OPCO en respectant un processus simple. Je m’occupe de son élaboration : de sa demande de prise en charge à la facturation auprès de l’OPCO, une fois la formation effectuée.

Gestion du personnel BTP

La gestion du personnel BTP est spécifique.  Recruter un apprenti nécessite l’envoi d’un dossier auprès de la CMA en plus de la DPAE et de la visite médicale obligatoire. Chaque mois, il faut saisir les données relatives aux salaires pour le calcul des congés payés. Lorsqu’un salarié prend des congés, il faut non seulement le signaler au gestionnaire de paie mais aussi saisir les dates sur le site dédié aux artisans du BTP, il en est de même pour les arrêts maladie. Un salarié absent perturbe le bon déroulement des chantiers, vous n’avez pas le temps de gérer ces procédures, je m’en occupe pour vous.

 

Gestion administrative

Classement – archivage numérique

Il est important de classer régulièrement les courriers reçus traités, les documents relatifs au personnel et ce pas seulement en cas de contrôle mais aussi pour plus d’efficacité : ne cherchez plus pendant des heures le devis signé d’un client, l’arrêt maladie d’un salarié, le justificatif manquant pour le comptable… Pour éviter la perte de certains documents importants, il s’avère judicieux de les numériser et de les ranger dans un cloud. Cette tâche répétitive vous ennuie? Confiez-moi cette mission !

Gestion des emails

Débordé, vous ne pouvez plus gérer quotidiennement vos emails. Vous pouvez passer à côté d’un nouveau client, d’une demande importante de votre cabinet comptable… Je gère votre messagerie quotidiennement (tri de vos emails, réponses aux mails fournisseurs, cabinet comptable….). Je vous classe les mails importants auxquels vous devez répondre dans un dossier dédié.

Etant blogueuse, je passe beaucoup de temps en ligne à échanger avec ma communauté. J’avais besoin d’une personne sérieuse et maîtrisant des aspects administratifs qui ne me sont pas familiés, donc très chronophages.
Isabelle est rigoureuse et a des compétences indispensables. Je suis ravie de travailler avec elle, je ne peux que la recommander.
Mélanie Jung

Blogueuse consultante, Les pies bavardes

Gestion de l’organisation

conseils aux dirigeants

Recherche de nouveaux prestataires / fournisseurs

J’entends très souvent mes clients se plaindre de payer très cher sans savoir ce qu’ils paient en réalité. Face à ce constat, il est important de prendre le temps d’étudier les contrats signés auprès des fournisseurs mais aussi de réaliser des devis chez les concurrents à garanties égales. Parfois, il faut changer mais souvent juste renégocier le contrat. La recherche de nouveaux prestataires ou fournisseurs concerne par exemple : la mutuelle, l’assurance des véhicules utilitaires, les locaux, l’entreprise de propreté, le cabinet d’expertise-comptable…. Je serai à même de vous aider à ne plus payer plus que nécessaire !

Logiciels

J’entends souvent mes clients me demander si un ERP leur serait utile, et si oui lequel je leur conseillerai. Tout dépend de la taille de votre structure et de l’utilisation que vous souhaitez en faire. Ayant travaillé sur différents ERP ( SAP, Divalto…), je pourrai vous conseiller au mieux et vous aider à la mise en place. Pour moi, une bonne gestion commerciale n’est possible qu’en utilisant le bon logiciel, celui adapté à vos besoins. Vous pourrez gérer vos stocks, affiner vos prix de vente, enregistrer les paiements (clients et fournisseurs) et connaître ainsi en temps réel le montant des factures fournisseurs dues ainsi que la somme à récupérer auprès de vos clients. Le logiciel sera une aide précieuse pour vos relances commerciales.

 

Tarif assistante indépendante

Sans engagement. Tarif HT.  TVA déductible.  Sur site ou à distance.

Une question ? Je vous rappelle sous 48 heures !

Questions fréquentes sur la gestion externalisée

questions secrétaire indépendant Strasbourg

Qu’est ce qu’une assistante indépendante?

Une assistante indépendante est une assistante qualifiée et polyvalente que vous contactez entre autre afin d’externaliser votre gestion. Si vous ne souhaitez ou ne pouvez pas embaucher une salariée même à mi-temps, j’effectuerai ce travail selon un volume d’heures défini ensemble au préalable de manière ponctuelle ou régulière, sans engagement.

Quelles sont les tâches non effectuées par une assistante indépendante?

Une assistante indépendante ne fait pas de prospection téléphonique, ne travaille pas pour les particuliers. Elle ne gère pas le standard de votre société.

Qui peut travailler avec Babotte Online?

Babotte Online s’adresse aux patrons de TPE, aux dirigeants de PME, aux créateurs de Startup mais également à tous ceux exerçant une profession libérale (coach, blogueuse, avocat, agent immobilier, naturopathe, médecins…) : à tous ceux concentrés sur le développement de leur activité qui ne souhaitent plus perdre de temps avec la paperasse !

J’ai un besoin ponctuel, pouvez-vous m’aider?

Bien sûr ! Babotte Online vous propose une prestation personnalisée selon vos besoins et sans engagement.

Est ce moins cher que d’embaucher?

En France, la durée minimale du travail est de 24h par semaine. Vous n’avez peut être pas la charge de travail suffisante pour occuper votre salarié et en bon gestionnaire, vous ne souhaitez pas le payer à ne rien faire !

Une embauche suppose de nombreux coûts supplémentaires :

•La médecine du travail

• La mutuelle (obligatoire depuis le 1er janvier 2016)

• Le coût de l’installation / maintenance de son poste de travail

• Les coûts de gestion (édition des bulletins de salaires…)

• Les coûts de recrutement (diffusion d’annonces / cabinet de recrutement…)

• Les éventuels titres restaurants

• Les remboursements d’abonnement trajet (à hauteur de 50%)…..

Avec Babotte Online, pas de mauvaise surprise : je définis avec vous un volume d’heures ainsi que le tarif au préalable. Je travaille online ou sur votre site avec mon matériel.

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