Assistante indépendante

Que vous soyez patron de TPE, dirigeant de PME, à la tête d’une startup ou que vous exerciez une profession libérale (coach, hypnothérapeute, avocat, agent immobilier, blogueuse…), vous avez tous en commun l’envie de vous libérer du temps.

Vous ne souhaitez ou ne pouvez embaucher une assistante, vous faites face à un accroissement de votre activité, vous devez faire face à l’absence prolongée de votre salarié, Babotte Online est fait pour vous.

Vous bénéficierez d’une assistante qualifiée et polyvalente travaillant sur site ou à distance, dans le respect des délais fixés ensemble, à un tarif abordable, en toute confidentialité.

Je suis située à Strasbourg, je prends en charge la gestion de votre trésorerie, la saisie de votre comptabilité en lien avec votre expert-comptable, la gestion de vos salariés… 

Trésorerie

trésorerie

Facturation

Tout chef d’entreprise connaît l’importance de facturer ses clients en temps et en heure afin d’assurer des rentrées d’argent et garantir ainsi la trésorerie nécessaire au paiement des fournisseurs, des organismes sociaux… Je vous aide en élaborant vos factures et en assurant le suivi jusqu’au paiement. De même, j’assure le suivi et le paiement de vos fournisseurs.

Gestion des litiges fournisseurs

En tant que chef d’entreprise, vous pouvez avoir plusieurs fournisseurs. Parfois, il arrive que vous ayez un litige à régler. Un colis manquant? Une avarie lors du transport? Les contacter peut vous prendre du temps et de l’énergie. Je m’occupe de les appeler ou les contacter par email afin de résoudre le problème en français, anglais ou allemand.

Recouvrement amiable 

Un impayé peut impacter votre trésorerie et ce de manière significative. Vous pouvez rapidement faire face à de nombreuses difficultés telles qu’un découvert conséquent, l’incapacité de régler vos fournisseurs, vos prestataires… Il suffit souvent d’une lettre de relance pour voir sa facture honorée. Certains clients ayant l’habitude d’attendre le premier rappel.

Elaboration et tenue de tableaux de bord

Un tableau de bord (pour les factures clients en cours, les factures fournisseurs non réglées…) peut vous aider dans la gestion quotidienne de votre entreprise. 10 minutes par jour suffisent ! Il suffit de cibler les bons indicateurs, je peux vous y aider.

Ressources humaines

ressources humaines

Déclaration d’embauche

Vous pouvez être amené à embaucher du personnel. Vous devez donc remplir une déclaration préalable à l’embauche (DPAE) et la transmettre à l’URSSAF. Tous les employeurs sont concernés et ce pour n’importe quel type de contrat : CDD, CDI, contrat saisonnier…Elle doit être envoyée au plus tôt 8 jours avant l’embauche du salarié mais impérativement avant la prise de poste. Il est important de bien remplir ce document afin d’éviter tout litige par la suite et de ne pas l’oublier. 

Saisie des éléments variables de paie

Chaque mois, il est important de saisir vos éléments variables tout en respectant le délai de traitement nécessaire pour le gestionnaire de paie. Il faut donc communiquer les absences, les primes…. Pour cela, soit je les saisis dans le tableau excel fourni par votre cabinet, soit directement dans un logiciel dédié (SILAE, SAGE service paie…).

Paiement des salaires

Une fois la fiche de paie éditée, il est important de faire le virement du salaire tout en respectant la date de paiement prévue qui apparaît en bas à droite du bulletin. Je peux effectuer les virements.

Déclaration PRO BTP/CIBTP

En cas d’arrêt de travail, il faut réaliser une déclaration auprès de la PRO BTP pour que le salarié bénéficie du maintien de salaire. Chaque mois, il faut déclarer la masse salariale auprès de la CIBTP pour le calcul de la cotisation due par l’employeur pour les congés payés. C’est aussi sur ce site qu’il faut déclarer les congés pris par les salariés pour leur permettre de bénéficier de leurs indemnités congés payés.

Administratif

Elaboration dossiers OPCO 

En tant que chef d’entreprise, vous pouvez vous former ainsi que vos salariés. Une prise en charge OPCO est possible. Il faut pour cela respecter l’envoi de divers documents. Je vous prépare l’ensemble des documents nécessaires et assure le suivi avec l’organisme.

Rédaction de rapports techniques

Vous êtes diagnostiqueur ou expert en recherche de fuites, vous devez rendre des rapports précis aux assurances, aux clients… Je rédige et mets en forme vos rapports.

Gestion des emails

Débordé, vous ne pouvez plus gérer quotidiennement vos emails. Vous pouvez passer à côté d’un nouveau client, d’une demande importante de votre cabinet comptable… Je gère votre messagerie quotidiennement (tri de vos emails, réponses aux mails fournisseurs, cabinet comptable….). Je vous classe les mails importants auxquels vous devez répondre dans un dossier dédié.

Rédaction 

Je rédige vos annonces, vos newsletters et je mets en ligne vos articles (sites de dépôt d’annonces, sur WordPress). Je rédige vos fiches produits conformément à votre charte, je peux au préalable vous traduire la fiche technique du fournisseur.

Etant blogueuse, je passe beaucoup de temps en ligne à échanger avec ma communauté. J’avais besoin d’une personne sérieuse et maîtrisant des aspects administratifs qui ne me sont pas familiés, donc très chronophages.
Isabelle est rigoureuse et a des compétences indispensables. Je suis ravie de travailler avec elle, je ne peux que la recommander.
Mélanie Jung

Blogueuse consultante, Les pies bavardes

Conseils

conseils aux dirigeants

Organisationnels

Vous n’osez plus rentrer dans votre bureau, des piles de papiers s’entassent, vous ne savez pas par où commencer pour le ranger, l’organiser. Je peux vous aider à réorganiser votre bureau simplement afin de vous aider à vous y sentir bien, à y travailler sereinement. Une méthodologie simple et efficace, facile à respecter chaque jour !

Logiciel facturation

Afin de renforcer la lutte contre la fraude à la TVA, l’Etat impose à toute société assujettie à la TVA d’utiliser et ce depuis le 1er janvier 2018 un logiciel de facturation. En cas de contrôle, une amende de 7500€ peut vous être notifiée. Finies les factures Excel ou Word. Il existe de nombreux logiciels de facturation, certains sont gratuits comme Henrri. Votre expert-comptable peut vous proposer un logiciel en lien avec son logiciel comptabilité. J’utilise MEG personnellement, je peux vous former et vous aider à être en conformité avec la loi !

ERP 

J’entends souvent mes clients me demander si un ERP leur serait utile, et si oui lequel je leur conseillerai. Tout dépend de la taille de votre structure et de l’utilisation que vous souhaitez en faire. Ayant travaillé sur différents ERP ( SAP, Divalto…), je pourrai vous conseiller au mieux et vous aider à la mise en place.  

Aide au recrutement 

 J’entends souvent les chefs d’entreprise dire qu’ils n’arrivent pas à trouver des personnes motivées pour travailler. Vous passez du temps à former des salariés, malgré cela, le turnover est important. Trouver le bon profil nécessite du temps, une certaine distanciation pour rester objectif. Je vous aide à trouver le candidat idéal après avoir défini ensemble la fiche de poste.

Tarif assistante indépendante

Sans engagement. Tarif HT.  TVA déductible.  Sur site ou à distance.

Une question ? Je vous rappelle sous 48 heures !

Questions fréquentes sur la gestion externalisée

questions secrétaire indépendant Strasbourg

Qu’est ce qu’une assistante indépendante?

Une assistante indépendante est une assistante qualifiée et polyvalente que vous contactez entre autre afin d’externaliser votre gestion. Si vous ne souhaitez ou ne pouvez pas embaucher une salariée même à mi-temps, j’effectuerai ce travail selon un volume d’heures défini ensemble au préalable de manière ponctuelle ou régulière, sans engagement.

Quelles sont les tâches non effectuées par une assistante indépendante?

Une assistante indépendante ne fait pas de prospection téléphonique, ne travaille pas pour les particuliers. Elle ne gère pas le standard de votre société.

Qui peut travailler avec Babotte Online?

Babotte Online s’adresse aux patrons de TPE, aux dirigeants de PME, aux créateurs de Startup mais également à tous ceux exerçant une profession libérale (coach, blogueuse, avocat, agent immobilier, naturopathe, médecins…) : à tous ceux concentrés sur le développement de leur activité qui ne souhaitent plus perdre de temps avec la paperasse !

J’ai un besoin ponctuel, pouvez-vous m’aider?

Bien sûr ! Babotte Online vous propose une prestation personnalisée selon vos besoins et sans engagement.

Est ce moins cher que d’embaucher?

En France, la durée minimale du travail est de 24h par semaine. Vous n’avez peut être pas la charge de travail suffisante pour occuper votre salarié et en bon gestionnaire, vous ne souhaitez pas le payer à ne rien faire !

Une embauche suppose de nombreux coûts supplémentaires :

•La médecine du travail

• La mutuelle (obligatoire depuis le 1er janvier 2016)

• Le coût de l’installation / maintenance de son poste de travail

• Les coûts de gestion (édition des bulletins de salaires…)

• Les coûts de recrutement (diffusion d’annonces / cabinet de recrutement…)

• Les éventuels titres restaurants

• Les remboursements d’abonnement trajet (à hauteur de 50%)…..

Avec Babotte Online, pas de mauvaise surprise : je définis avec vous un volume d’heures ainsi que le tarif au préalable. Je travaille online ou sur votre site avec mon matériel.

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