Assistante indépendante

Que vous soyez patron de TPE, dirigeant de PME, artisan, à la tête d’une startup ou que vous exerciez une profession libérale (hypnothérapeute, avocat, agent immobilier, blogueuse…), vous avez tous en commun l’envie de vous libérer du temps et de vous consacrer à votre coeur de métier. Pour vous, certaines tâches, bien qu’obligatoires, ne vous semblent pas essentielles pour assurer le développement de votre société ou pour la prise de décisions stratégiques. Et pourtant….

Vous ne souhaitez ou ne pouvez embaucher une assistante, vous faites face à un accroissement de votre activité, vous devez faire face à l’absence prolongée de votre salarié, Babotte Online est fait pour vous.

Vous bénéficierez d’une assistante qualifiée et polyvalente travaillant sur site ou à distance, dans le respect des délais fixés ensemble, à un tarif abordable, en toute confidentialité.

Gestion commerciale

trésorerie

Recouvrement amiable – relance factures

Le règlement des factures par vos clients est essentiel pour assurer une trésorerie positive et garantir ainsi le paiement des charges, des fournisseurs, des salaires. Comme je le dis souvent à mes clients (artisans ou non), il est primordial de facturer « au fil de l’eau » et de ne pas attendre la fin du mois. Pourquoi ? La plupart d’entre vous ont choisi le paiement à réception de factures, or vous avez dû remarquer que les particuliers tout comme les architectes, les maîtres d’oeuvre ne respectent pas toujours vos conditions générales de vente. Du coup, si vous ne les relancez pas régulièrement, vous n’avez pas d’argent qui rentre mais les échéances, elles, sont bien présentes.

Il est donc important de relancer ses clients. Vous avez des journées bien remplies : gérer vos salariés sur les chantiers, aller chercher le matériel nécessaire chez vos grossistes, assister aux réunions de chantier, élaborer vos devis.

Vous aimeriez que vos clients règlent leurs factures dans les délais et voir votre compte bancaire suffisamment approvisionné. Malheureusement, ce n’est pas aussi simple.

Laissez-moi gérer les relances à votre place, je vous garantis un solde positif à la banque et vous assure une tranquilité d’esprit qui vous permettra de vous concentrer sur le développement de votre société.

Elaboration tableaux de bord (suivi facturation et RG)

Pour une bonne gestion, il est important d’avoir un bon logiciel mais pas que… Rien ne vaut un tableau Excel qui vous permet de suivre vos factures et les éventuelles retenues de garantie.

Un tableau de bord efficace doit reprendre des informations précises qui vous permettent de savoir en temps réel le montant des factures impayées mais aussi des retenues de garantie à récupérer. Vous avez pu constater que ces dernières sont automatiquement déduites mais jamais payées de manière automatique l’année suivante.

Cette tâche peut s’avérer fastidieuse si vous n’avez pas de tableau de bord. Parfois, certains artisans ne courent pas après les 200 euros dus. Pas par manque d’envie mais par manque de temps. Je suis remontée jusqu’en 2016 chez un de mes clients. Cet argent vous est dû, vous ne l’avez pas volé, vous avez exécuté les travaux de manière conforme.

Je vous propose d’élaborer pour vous ce tableau de bord Excel. Vous saurez dès lors le montant restant dû au titre des factures émises mais aussi des retenues de garantie.

Demande de levée des RG (retenues de garantie)

Un peu d’histoire : la retenue de garantie est égale à 5% et est prélevée directement sur le montant des acomptes. Si elle peut embêter les entrepreneurs qui se voient amputer d’une partie de leur trésorerie, il faut rappeler que ce pourcentage a été défini par la loi n°71-584 du 16 juillet 1971 en vue de réglementer les marchés de travaux définis par l’article 1779-3° du code civil. Elle n’a pas pour but de vous embêter mais de vous protéger face aux abus de certains clients qui n’hésiteraient pas à retenir une somme supérieure à vos dépens.

Votre tableau de bord est réalisé, il est parfaitement rempli. Il est temps maintenant de demander la levée des retenues de garantie auprès des cabinets d’architecture ou des maîtres d’oeuvre.

Il est important que vous puissiez leur donner la somme exacte pour un paiement rapide et éviter toute question complémentaire.

Déléguez-moi cette tâche, je m’occuperai de vous recouvrer ces sommes et vous garantirai ainsi de la trésorerie supplémentaire.

Dossiers CADRE VERT (prime CEE)

Certains artisans adhèrent à l’organisme CADRE VERT (Club des artisans De la Rénovation Energétique) qui a un partenariat avec EDF et permettent ainsi à leurs clients de bénéficier d’une prime CEE. Cette prime appelée CEE signifie Certificat d’Economies d’Energie. Elle vous permet de rendre vos devis plus compétitifs, de développer votre clientèle : qui ne souhaite pas effectuer des travaux de rénovation tout en bénéficiant d’une aide ?

Bien sûr, elle n’est pas systématique, il faut remplir un dossier en conformité avec les exigences de l’administration française : ce dossier est fastidieux. Une information manquante et il est rejeté.

Pour un paiement rapide de cette aide, il faut s’assurer de l’envoyer dans les temps.

Je m’occupe de monter le dossier pour vous et d’en assurer le suivi jusqu’au règlement de la prime. C’est un excellent moyen d’avoir de la trésorerie et de trouver plus de clients.

J’ai ainsi monté un dossier pour la cliente de mon client plâtrier : sur une facture de 11000 euros, elle a pu bénéficier d’une aide de 4359 euros. De quoi donner envie de rénover sa maison !

Préparation des éléments comptables

Un autre point qui contrarie souvent les chefs d’entreprise : la préparation des éléments comptables. D’un expert-comptable à un autre, cela diffère et tous ne vous facilitent pas la vie. Or donner ses pièces comptables chaque mois vous permet d’obtenir un montant de TVA déductible qui peut être utile pour votre trésorerie. Mais pas seulement. Combien de comptes d’attente envoyés par le cabinet concernent des facturettes manquantes : carburant, frais de réception… Des petits montants qui seront comptabilisés en charges mais dont la TVA ne sera pas déduite. Mis bout à bout, la somme peut vous être utile pour le paiement d’une facture. Je m’occupe de préparer les éléments selon la procédure souhaitée par votre comptable et sachez que je facture mes prestations avec TVA.

Demande et suivi des attestations TVA simplifiée 5,5% & 10%

Lorsque vous intervenez pour des travaux de rénovation, votre client peut bénéficier d’une TVA à 5,5% ou 10%. Pour cela, vous n’êtes pas sans savoir que votre client doit remplir une attestation de TVA simplifiée et vous la remettre à la signature du devis. Tous les clients ne la remplissent pas et en cas de contrôle fiscal, cela peut vous coûter très cher ! Il faut, là aussi, s’assurer de la bonne réception du document, relancer le client. Après une journée de travail bien remplie, parfois stressante, vous n’avez pas le courage de vous y atteler.

Je m’occupe de lister les attestations manquantes et de relancer les clients à votre place.

Gestion RH

ressources humaines

Pro BTP (arrêt maladie)

Dans le BTP, encore plus que dans d’autres secteurs d’activité, les arrêts maladie sont nombreux. Il faut penser à les déclarer sur le site de la Pro BTP et avertir la personne en charge de la réalisation des paies. Une fois l’arrêt de travail reçu, il faut lui envoyer mais aussi le déclarer sur le site de la pro BTP en suivant la procédure.

Là encore, rien de très compliqué mais il ne faut pas se tromper. Votre salarié sera payé par la Pro BTP en fonction des éléments renseignés.

Cette tâche qui relève de l’administration du personnel peut être réalisée par une assistante indépendante et ce même à distance.

Les salariés m’envoient leurs arrêts de travail et je m’occupe de les saisir sur le site.

Suivi des visites médicales

En tant qu’employeur, vous n’êtes pas sans savoir que vos salariés doivent passer une viste médicale auprès de la Médecine du Travail. Très souvent, ils vous envoient une convocation par mail ou par courrier et vous transmettez l’information ainsi que la convocation à votre salarié.

Par expérience, je sais qu’il est important de leur rappeler la veille mais aussi le jour même de la visite sous peine de devoir contacter la Médecine du Travail pour vous excuser et prendre un autre rendez-vous. Vous devez vous assurer de recevoir la fiche d’aptitude de votre salarié et la classer dans son dossier.

Je gère les rendez-vous, informe vos salariés et peux gérer le rappel la veille de la visite.

Elaboration des dossiers d’apprentissage et lien avec les centres de formation

Jacques Chirac a dit un jour : « l’apprentissage et plus généralement l’alternance sont probablement les modes de formation les mieux adaptés à votre métier, à vos métiers. Ils offrent aussi les meilleurs taux d’insertion professionnelle en préservant le savoir-faire des artisans ».

En effet, prendre un apprenti c’est donner une chance à un jeune d’apprendre un métier. Il pourra bénéficier de votre savoir-faire et vous participerez ainsi à faire perdurer votre corps de métier. Si vous aimez transmettre votre passion, vos connaissances, vous allez rechercher un apprenti.

Une fois cet apprenti trouvé, il faut remplir un dossier d’apprentissage, contacter la DIRECCTE le cas échéant, contacter la Médecine du Travail, le centre de formation….Vous voyez où je veux en venir ? Il faut encore une fois remplir un dossier administratif fastidieux tout en sachant qu’un dossier incomplet vous sera retourné. Quelle perte de temps et d’argent.

J’ai l’habitude de gérer ce genre de dossiers, je le remplirai pour vous et votre seul souci sera d’accueillir votre apprenti le jour J.

Elaboration des bulletins de paie + DSN

En tant que chef d’entreprise, vous avez forcément un expert-comptable. Il gère vos déclarations de TVA mensuellement ou trimestriellement mais aussi vos paies par le biais d’un ou une gestionnaire de paie.

Souvent, le bulletin de paie vous est facturé très cher. Vous remarquez un turnover important et lors d’un contrôle URSSAF, vous êtes redressé sans pouvoir véritablement vous retourner contre votre cabinet comptable.

Travailler en cabinet en tant que gestionnaire de paie nécessite une bonne résistance au stress et une connaissance pointue multi-conventionnelle. Le logiciel n’est souvent pas le plus performant.

Je vous propose de réaliser vos payes à un prix très compétitif, vous n’aurez qu’un seul interlocuteur et elles seront réalisées dans le logiciel actuellement le meilleur du marché.

Pas le moins cher mais le meilleur en termes de mises à jour, ce qui vous assure de ne pas vous retrouver aux Prudhommes ou condamnés à payer un redressement URSSAF. Là encore, vous réalisez des économies tout en évitant des frais conséquents. Cela se ressentira sur votre trésorerie.

CIBTP (intempéries, congés payés)

Le site CIBTP est le site incontournable pour les artisans. Vous pouvez déclarer vos arrêts pour intempéries, vous pouvez saisir les dates de congés payés de vos salariés, suivre le nombre de jours restants pour chacun de vos salariés.

Vos salariés bénéficient d’autres avantages liés à ce régime.

Je gère les congés des salariés de mon client, je peux vous aider dans cette tâche et encore une fois vous permettre de vous libérer du temps pour vos clients.

Gestion administrative

Gestion flotte véhicules (Contrôles techniques, vignettes Crit’air, cartes grises, devis assurances ou lien avec assurances en cas d’accidents)

En tant qu’artisan, vous devez gérer votre flotte véhicules. Cela va du contrôle technique au rendez-vous pour la révision en passant par la réalisation de devis auprès de différentes compagnies d’assurances. J’entends souvent mes clients se plaindre de payer trop cher l’assurance de leurs véhicules et lorsque je leur conseille de réaliser chaque année des devis auprès des assureurs concurrents, la réponse est toujours la même : « je n’ai pas le temps et de toute façon, ce sera le même prix ». Je suis d’accord sur le fait qu’il faut avoir le temps, du moins avoir envie de prendre le temps. Lorsque je réalise cette étude à leur place, en respectant les garanties qu’ils souhaitent conserver dans leur contrat, ils se rendent compte qu’ils peuvent soit réaliser une économie, soit obtenir une remise chez leur assureur actuel. Qui connaît un assureur qui vous contacte chaque année pour vous proposer une remise sur votre mensualité et ce afin de vous remercier de votre fidélité ?

J’ai ainsi pu faire économiser une somme conséquente à une de mes clientes. Elle avait fait confiance à sa banque pour assurer son véhicule (vous allez me dire qu’une banque n’est pas une assurance et vous avez raison) en même temps que l’obtention de son prêt.

Même si cela peut sembler chronophage, il ne faut jamais renoncer à économiser de l’argent quand on gère une entreprise. Tout ce qui peut garantir une trésorerie saine doit être fait.

Déléguez-moi cette tâche et je vous proposerai plusieurs devis. Je ne travaille avec aucune compagnie en particulier. La mission sera réalisée en toute objectivité.

Déclaration congés payés

Comme vous le savez, chaque mois, vous devez payer la cotisation à la caisse des congés payés du bâtiment. Le montant diffère chaque mois et vous ne le connaissez qu’après avoir été sur le site de la CIBTP et après avoir réalisé votre déclaration mensuelle. Une fois remplie, vous pouvez programmer le paiement des congés payés. Généralement, votre comptable vous envoie les fiches de paie de vos salariés ainsi que le journal de paie sur lequel figurent les montants dont vous avez besoin. Je m’occupe de votre déclaration mensuelle et de la DNA (déclaration nominative annuelle), concentrez-vous sur votre business.

Dossier RGE

Cette qualification est un gage de qualité pour vous en tant qu’artisan du bâtiment. En effet, cela signifie que vous êtes compétent et que vous pouvez répondre à des exigences réglementaires élevées, notamment en matière de performance énergétique. Si vous êtes un artisan spécialisé dans les travaux d’efficacité énergétique en rénovation et/ou en installation d’équipements utilisant des énergies renouvelables alors vous êtes concerné. La mention RGE valorise votre savoir-faire, renforce la relation de confiance avec vos clients, vous permet d’être référencé sur le site d’information dédié aux particuliers :www.renovation-info-service.gouv.fr

Un particulier souhaitant bénéficier d’une aide pour la rénovation énergétique d’un logement ancien doit faire appel à une entreprise qualifiée RGE, il pourra dès lors bénéficier de :

  • L’Eco-PTZ depuis le 1er septembre 2014
  • Credit d’impôt de Transition Energétique (CITE) depuis le 1er janvier 2015

Vous l’aurez compris, cela peut s’avérer bénéfique pour votre entreprise. Non seulement vous pourrez coller sur vos véhicules le sticker RGE, mais vous serez inscrit dans un annuaire consulté par des milliers de particuliers, un bon moyen de vous faire connaître. Là encore, il faut remplir un dossier et payer une somme dérisoire au regard de la visibilité apportée à votre entreprise.

Je m’occupe de remplir ce dossier à votre place.

Dossiers Sous-traitants

Parfois, vous avez recours à des sous-traitants lorsque vous êtes débordés. Cela vous permet de gagner de l’argent sans devoir mobiliser vos salariés, voire embaucher. Un sous-traitant peut malheureusement nuire à votre réputation s’il n’effectue pas correctement la prestation demandée.

Vous devez être vigilent lorsque vous le choisissez. Le risque zéro n’existe pas mais heureusement pour vous, vous pouvez vous en prémunir.

Pour cela, il existe une série de documents à lui demander. Ces documents seront pour vous une sécurité en cas de litiges mais aussi en cas de contrôle URSSAF.
Un tableau Excel vous permettra de mettre à jour les informations communiquées par le sous-traitant et vous servira de base de rappel pour l’année suivante.

Je suis en mesure de vous aider en vous fournissant ce fichier et en contactant l’ensemble de vos sous-traitants pour le mettre à jour. Cette tâche administrative, encore une fois, chronophage, est pourtant indispensable pour vous garantir la bonne exécution du contrat et le paiement de la prestation par le client.

Etant blogueuse, je passe beaucoup de temps en ligne à échanger avec ma communauté. J’avais besoin d’une personne sérieuse et maîtrisant des aspects administratifs qui ne me sont pas familiés, donc très chronophages.
Isabelle est rigoureuse et a des compétences indispensables. Je suis ravie de travailler avec elle, je ne peux que la recommander.
Mélanie Jung

Blogueuse consultante, Les pies bavardes

Gestion de l’organisation

conseils aux dirigeants

Recherche de nouveaux prestataires / fournisseurs

J’entends très souvent mes clients se plaindre de payer très cher sans savoir ce qu’ils paient en réalité. Face à ce constat, il est important de prendre le temps d’étudier les contrats signés auprès des fournisseurs mais aussi de réaliser des devis chez les concurrents à garanties égales. Parfois, il faut changer mais souvent juste renégocier le contrat. La recherche de nouveaux prestataires ou fournisseurs concerne par exemple : la mutuelle, l’assurance des véhicules utilitaires, les locaux, l’entreprise de propreté, le cabinet d’expertise-comptable…. Je serai à même de vous aider à ne plus payer plus que nécessaire !

Logiciels

J’entends souvent mes clients me demander si un ERP leur serait utile, et si oui lequel je leur conseillerai. Tout dépend de la taille de votre structure et de l’utilisation que vous souhaitez en faire. Ayant travaillé sur différents ERP ( SAP, Divalto…), je pourrai vous conseiller au mieux et vous aider à la mise en place. Pour moi, une bonne gestion commerciale n’est possible qu’en utilisant le bon logiciel, celui adapté à vos besoins. Vous pourrez gérer vos stocks, affiner vos prix de vente, enregistrer les paiements (clients et fournisseurs) et connaître ainsi en temps réel le montant des factures fournisseurs dues ainsi que la somme à récupérer auprès de vos clients. Le logiciel sera une aide précieuse pour vos relances commerciales.

 

Tarif assistante indépendante

Sans engagement. Tarif HT.  TVA déductible.  Sur site ou à distance.

Une question ? Je vous rappelle sous 48 heures !

Questions fréquentes sur la gestion externalisée

questions secrétaire indépendant Strasbourg

Qu’est ce qu’une assistante indépendante?

Une assistante indépendante est une assistante qualifiée et polyvalente que vous contactez entre autre afin d’externaliser votre gestion. Si vous ne souhaitez ou ne pouvez pas embaucher une salariée même à mi-temps, j’effectuerai ce travail selon un volume d’heures défini ensemble au préalable de manière ponctuelle ou régulière, sans engagement.

Quelles sont les tâches non effectuées par une assistante indépendante?

Une assistante indépendante ne fait pas de prospection téléphonique, ne travaille pas pour les particuliers. Elle ne gère pas le standard de votre société.

Qui peut travailler avec Babotte Online?

Babotte Online s’adresse aux patrons de TPE, aux dirigeants de PME, aux créateurs de Startup mais également à tous ceux exerçant une profession libérale (coach, blogueuse, avocat, agent immobilier, naturopathe, médecins…) : à tous ceux concentrés sur le développement de leur activité qui ne souhaitent plus perdre de temps avec la paperasse !

J’ai un besoin ponctuel, pouvez-vous m’aider?

Bien sûr ! Babotte Online vous propose une prestation personnalisée selon vos besoins et sans engagement.

Est ce moins cher que d’embaucher?

En France, la durée minimale du travail est de 24h par semaine. Vous n’avez peut être pas la charge de travail suffisante pour occuper votre salarié et en bon gestionnaire, vous ne souhaitez pas le payer à ne rien faire !

Une embauche suppose de nombreux coûts supplémentaires :

•La médecine du travail

• La mutuelle (obligatoire depuis le 1er janvier 2016)

• Le coût de l’installation / maintenance de son poste de travail

• Les coûts de gestion (édition des bulletins de salaires…)

• Les coûts de recrutement (diffusion d’annonces / cabinet de recrutement…)

• Les éventuels titres restaurants

• Les remboursements d’abonnement trajet (à hauteur de 50%)…..

Avec Babotte Online, pas de mauvaise surprise : je définis avec vous un volume d’heures ainsi que le tarif au préalable. Je travaille online ou sur votre site avec mon matériel.